eventonomía•

Recientemente, desde la revista Conexo, nos han remitido a los presidentes de las Asociaciones Autonómicas de empresas opc, unas preguntas sobre los Palacios de Congresos y me parece que una entrada en el blog también es un buen lugar para que mis respuestas se puedan leer y sería además fabuloso contar con algún comentario al respecto.

Aquí os dejo las preguntas y las consiguientes respuestas.

¿Qué necesidades, en cuanto a instalaciones, requiere un OPC en un palacio de congresos?

Los palacios de congresos deben disponer de una “trastienda” que facilite el trabajo de las empresas opc: Entre las instalaciones que requerimos las empresas opc estarían:

Buenos accesos para mercancías, amplios, bien señalizados, lo más directos posibles con las zonas de almacenaje y las salas de conferencia y exhibición, bien atendidos por personal responsable y desde luego totalmente separados de las entradas y accesos del público. También accesos separados para el personal, externo e interno, que presta sus servicios en el Palacio.
Almacenes, zonas y despachos de trabajo, en buenas condiciones de iluminación, climatización y bien comunicadas con las salas de conferencia y exhibición.
Vestíbulos de acogida amplios, bien iluminados y climatizados.
Buena señalización permanente y temporal.
Sala para el personal para descanso, guardarropa etc.
Conexiones a internet, potentes y abiertas. Este es un servicio demandado por los delegados, que facilita mucho el trabajo de las empresas opc en un palacio de congresos.

Entre las instalaciones que un Palacio de Congresos debería ofrecer a los delegados es contar con una amplia zona de recogida de pasajeros, a cubierto de las inclemencias del tiempo  donde los autocares puedan esperar a los pasajeros sin premuras o sin interrumpir el tráfico.

¿Qué servicios son los que más destacaría de un palacio de congresos?

El servicio que ofrece un equipo de profesional trabajando al frente del Palacio. Las instalaciones son las que son y a veces presentan inconvenientes, pero si un Palacio cuenta con un buen equipo de personas  - propio del Palacio y de empresas concesionarias- dispuesto a resolver problemas y proporcionar soluciones, eso marca la diferecia.

¿Cómo ven la exclusividad de servicios de un palacio de congresos? La exclusividad tiene sus ventajas e inconvenientes, y en muchos casos el valorarla tiene más que ver con la “casuística”, es decir con la calidad de los proveedores. Si el proveedor exclusivo es “bueno” (ofrece el servicio que la empresa opc necesita para su cliente con unas condiciones determinadas) supone una ventaja y una garantía, si por el contrario el servicio que ofrece es “malo” contar con él es fuente de problemas y en algún caso extremo incluso de prescindir del palacio como sede. En general, yo percibo, que al cabo de unos años los palacios, los concesionarios y las empresas opc llegan a una “entente cordiale” donde todos prestan sus servicios y generan su negocio.

¿Los palacios de congresos españoles están preparados para acoger eventos sostenibles?

Ahora mismo no, pero empiezan a prepararse para celebrar eventos sostenibles, lo mismo que las empresas opc lo estamos haciendo. La sostenibilidad es una tendencia social que implica al turismo y también al turismo congresual así que todos estamos trabajando en esa línea. Las empresas opc empezamos a organizar eventos siguiendo criterios sostenibles y eso supone que exijamos a nuestros proveedores que cumplan unos buenas prácticas de sostenibilidad, entres ellos a los palacios de congresos. En unos años, no muchos, la sostenibilidad de los eventos será la norma.

De los palacios de congresos existentes en su Comunidad, a la hora de diseñar el recinto, ¿sus responsables han pedido opinión a los profesionales del Sector, como las empresas OPC? ¿Cree que es necesario contar con la opinión de los profesionales en este sentido?

Baluarte, el Palacio de Congresos Auditorio de Navarra se inauguró en el año 2003 y las empresas opcs Navarra fuimos convocadas a una reunión informativa donde se nos expuso el proyecto ganador y donde hicimos sugerencias y consideraciones; los profesionales tenemos mucho conocimiento que es una pena que no se aproveche en la planificación y diseño de los Palacios de congresos, tenemos la experiencia directa de las necesidades, no solo de las del público, sino de la “trastienda” de los congresos y eventos. En muchos casos nuestra experiencia y conocimiento se acaba aprovechando a posteriori, una vez construido el Palacio.

La semana pasada, en Girona en nuestro último congreso nacional tuve la suerte de moderar la conferencia-debate que abría nuestro congreso y que impartió Nicolas Le Brun, presidente de Efapco y director general de Destrée Organisation; varios colegas no pudieron asistir a la conferencia y tenían interés en ésta, así que, aprovechando las notas que tomé durante mi "moderación" he escrito este resumen.

Nicolas Le Brun empezó refiriéndose al mercado belga, en el que la mayor parte de los congresos y reuniones profesionales que se organizan tienen carácter internacional ya que su mercado nacional es muy pequeño y Bruselas es la sede de un buen número de asociaciones europeas e internacionales.

El mercado en la organización de congresos ha cambiado mucho a lo largo del tiempo, si hace unos años en muchos casos, bastaba con conocer, o presentarse ante el presidente de un comité organizador para obtener el contrato de organización, actualmente esto es impensable y toda contratación pasa por un concurso en el que participan varias empresas.

Antes también, los aspectos técnicos relativos a la gestión de las secretarías tenían gran importancia y eran un punto fuerte en las ofertas de las empresas opcs, ahora, por un lado se da por hecho que una empresa opc da ese servicio y por otro, existen programas informáticos que facilitan enormemente esas tareas y que están al alcance de muchas organizaciones.

Así, que ahora, las empresas opcs debemos presentarnos como asesores, como expertos en la organización, y "dar valor" a nuestros clientes.

También en Bélgica el "sector" de la organización de congresos está desregularizado, cualquier empresa -agencias de comunicación, de viajes, consultoras de empresa...- puede organizar un congreso, o ser invitada a presentar su oferta en una licitación.

A ese respecto, Nicolás Le Brun, comentó el impulso obtenido del Ministerio (¿?) belga que empieza a exigir que las empresas organizadoras sean miembros de asociaciones nacionales o internacionales de empresas opcs. Los datos de los casos son:

En este punto Nicolás Le Brun, se refirió a Bapco, la asociación belga de empresas opcs, destacando que se reúnen mensualmente, intercambian información -!pese a ser competencia!- colaboran entre ellas y muy importante presentan a la asociación datos de congreso y jornadas organizados, de forma que Bapco realiza estadísticas anuales. Apuntó además el dato de la importancia de la Unión Europea como clienta de las empresas opc de Bapco.

Después de esta introducción, Nicolás Le Brun continuó su conferencia centrándose en el estudio de 5 casos de licitación en los que su empresa, Destreé Organization, había participado y cómo lo había hecho buscando la colaboración de otras empresas para "añadir valor" a su propuesta como empresa opc.

Caso 1: Presentación de propuesta junto a empresa de comunicación belga, que había sido también invitada a presentar oferta. La entidad convocante era el ministerio belga de carreteras. Fue un liderazgo compartido y la empresa de comunicación aportó el valor de "la comunicación".

Caso 2: Presentación de propuesta a asociación empresarial europea, junto con la misma empresa de comunicación del caso anterior, pero bajo las premisas de empresa subcontratada por Destrée Organisation.

Caso 3: Propuesta de "contrato marco" de 4 años de duración solicitado por entidad europea. El colaborador para la propuesta fue una consultora francesa especializada en el ámbito de actividad de la entidad europea, que aportó el valor del conocimiento específico.

Caso 4: Propuesta para una fundación de ámbito europeo y establecida en Italia, con una duración de 4 años. Se presentó conjuntamente con una empresa opc italiana y no resultaron adjudicatarios.

Caso 5: Propuesta para una asociación científica internacional con sede en Estados Unidos,  con un enorme volumen de comunicaciones. Se presentaron conjuntamente con una agencia de viajes y obtuvieron la adjudicación.

Como resumen de su presentación Nicolás señaló los siguientes puntos:

• "La estructura es la esencia": presentar ofertas ordenadas y claras.
• Evitar páginas de texto que no aporten contenido y diferenciación a la propuesta.
• Presentar cronograma, agenda, contenido.
• Hacer que el cliente "vea" el congreso.
• En el caso de licitaciones, intentar contactar con el Comité Local y no quedarse sólo en la lectura del pliego de condiciones técnicas.
• Aportar valor, proponer ideas, creatividad.
• Ayudar en la gestión de los patrocinios.

Finalmente Nicolas Le Brun animó a buscar empresas colaboradoras para añadir valor a nuestras ofertas, sin tener miedo, estableciendo acuerdos en los que se especifique el trabajo y la remuneración que le corresponde a cada empresa y averiguar -más allá de lo que consta escrito en el pliego de condiciones- qué quieren realmente nuestros clientes.

Para completar la información, hago una breve referencia a Destrée Organisation:
Fundada en 1958, en Bruselas, por Jean Destrée, en el año 1991 fue adquirida por Anne y Nicolas Le Brun.
El año pasado organizó 170 reuniones, que supusieron acoger a 22.000 delegados.
La facturación del año 2011 ascendió a 2,5 millones de euros.
Actualmente trabaja un equipo multilingüe de 9 personas.

Todos sabemos -empresas opc, comités organizadores y científicos, clientes...- el trabajo que requiere el desarrollar un buen programa técnico para una reunión profesional también sabemos que en muchos casos nuestro congreso será recordado no por la "sesudez" de las conferencias, mesas redondas o talleres sino por un detalle especial de esa reunión. Hoy vamos a hablar de cómo un acto social puede marcar el recuerdo , la diferencia de nuestro congreso.

Con carácter general los congresos o reuniones suelen contemplar un acto social y normalmente éste incluye o mejor decir "se centra" en torno a la comida, así es bastante habitual que este acto social sea una cena, comida o simplemente un cóctel. Así, una posibilidad que tenemos es dar relevancia a la gastronomia, ofreciendo a nuestros congresistas un menú tradicional, cocina de vanguardia, una presentación excepcional, una puesta en escena original, maridajes de alimentos y bebidas !no sólo vinos!... Los profesionales de la restauración son en este caso nuestra mano derecha.

En esta entrada quiero hablar de una propuesta que deje de lado la gastronomía y, muy importante, que mantengan los costes !a raya!: por ejemplo, una visita "especial" a la ciudad, y ¿cómo la hacemos especial?  diseñando la visita desde punto de vista especial, visitando un lugar que habitualmente no esté abierto a la visita del público o contando con la presencia de una persona que pueda aportar "emoción" a la visita. Seguro que en cada destino tenemos muchas posibilidades de dar el toque diferenciador, hay que pensar y hacerlo con interés y cariño. !Se va a notar!.

!Claro!, que estas visitas se pueden "orientar" también en torno a la gastronomía !y nuestros congresistas lo sabrán apreciar!.

!Ya podemos hablar  de la última edición de Fitur! Más allá de los datos objetivos conocidos antes de que se iniciara ésta: cerca de 1000 expositores menos, no participación de Francia con stand propio...  ahora sí que podemos decir que "cada uno cuenta la feria según le va" por que ya hemos estado allí.

¿Cómo la vi yo? Básicamente como siempre: el mismo tipo de stands reflejando ofertas similares, más modestas las animaciones -tiene la ventaja de que se ven menos "catetadas"- y abundante público. Las cifras post-fitur así lo confirman: un 2% más de visitantes. Será que las empresas e instituciones que no han acudido como expositoras si lo han hecho como visitantes.

¿Alguna otra diferencia respecto a anteriores ediciones? !!!Siii!!! Este año todo el mundo quería "vender"... en anteriores ocasiones, ya se sabe... se iba a Fitur a saludar, a conocer, a que te vean... Tendremos que esperar a conocer si ese objetivo se ha cumplido. !Paciencia!

En efecto, no podemos decir que la innovación, la creatividad, el ingenio en suma haya estado especialmente presente en la última edición de Fitur, ha sido más de lo mismo, sin apenas novedades, de hecho, he leído en algún artículo la resistencia de esta feria por entrar en las redes sociales. Sí, se impone en general una renovación en la comunicación de esta feria, en una  virtualización y aprovechar el potencial de las redes sociales para hablar con el público.

!Todo llegará!